Ordnerstrukturen, Datenbanken, elektronische Akten – das von Verwaltung und Privatpersonen produzierte Schriftgut des ausgehenden 20. und des 21. Jahrhunderts unterscheidet sich deutlich von den klassischen Papierdokumenten, mit denen sich Archive bisher vornehmlich befasst haben. Was früher analog in Form von Karteikarten, Büchern und Aktenordnern vorlag, findet sich heute binär codiert in den Untiefen privater Rechner oder kommunaler Serversysteme. Die physische Struktur des Schriftguts hat sich demnach in den letzten Jahrzehnten stark verändert. Gleich geblieben ist hingegen die zentralste Aufgabe der Archive: die dauerhafte Aufbewahrung von Verwaltungsschriftgut und die damit verbundene Rechtssicherung für Archivträger und Privatpersonen.
Die Nutzbarkeit digitaler Unterlagen über Jahrzehnte oder gar Jahrhunderte zu gewährleisten, stellt gerade in Zeiten des immer rasanteren technischen Fortschritts eine besondere Herausforderung dar. Um dieser gerecht zu werden, hat das Stadtarchiv Erlangen nach langjährigen Vorarbeiten zum 1. April 2023 den Produktivbetrieb der digitalen Langzeitarchivierungslösung „DiPS.kommunal“ aufgenommen. Dieses Anwendungspaket wird vom LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln betrieben und von einer Vielzahl kommunaler Archive in Nordrhein-Westfalen und darüber hinaus genutzt. Der Arbeitsschwerpunkt der digitalen Archivierung im Stadtarchiv Erlangen wird in den nächsten Jahren insbesondere auf der Übernahme von Daten aus den in der Verwaltung eingesetzten elektronischen Fachverfahren liegen.
Das Stadtarchiv Erlangen ist nach dem Stadtarchiv Nürnberg das zweite bayerische Kommunalarchiv, das sich dem Anwenderverbund von „DiPS.kommunal“ anschließt. Im Zuge des interkommunalen Austausches besteht die Hoffnung, dass weitere Kommunalarchive in der Metropolregion Nürnberg und darüber hinaus dem Nutzerverbund beitreten, um auch in Bayern einen leistungsfähigen „DiPS.kommunal-Anwenderkreis“ zu etablieren.
